Få det gjort med David Allen

Publicerad i: Position
David Allen har fått en egen kult efter sina böcker om hur man ska ordna sin tid. Den första Getting Things Done, finns översatt till svenska, förra året kom han med en ny bok.

Jag träffar David Allen på ett hotell i Beverly Hills. Han sitter fingrar på sin läsplatta Kindle när jag kommer in, försenad till vårt möte, efter att ha kört till fel Four seasons, hur kan det finnas två på samma gata(?) undrar jag med svetten frambrytande. Nåväl, nu är jag framme och David Allen har hela eftermiddagen på sig visar det sig. Vi får ett intressant samtal om senaste boken, den tredje i ordningen och mest av allt, varför det är så svårt att få saker gjorda…

Det finns en hygglig chans att du nyligen har läst en artikel om hur du ska hantera din e-post eller om vilka tricks du ska ta till för att bli mer effektiv på jobbet. Chansen är stor att tankegodset bakom härstammar från David Allens bok ”Få det gjort”. Frågan är om du blev så mycket mer effektiv? David Allen skulle inte bli förvånad om svaret är nej. Över långlunch berättar han att få verkligen klarar av en så stor beteendeförändring, trots att han får massor av feedback om att idéerna är rätt.

Vi träffas på Blvd som är en fashionabel restaurang i hotellet Four Seasons i Beverly Hills. Men David Allens bor egentligen i Ojai (uttalas oh-hi), en och en halv timmes körning från Los Angeles. Det är ett litet samhälle populärt bland skådisar och intellektuella. David Allen, som varken är psykolog eller hjärnexpert berättar att idéerna till ”Få det gjort” snarare kommer från hans intresse för att nå resultat snabbare och med mindre insats. När folk frågar om han är organiserad av naturen, brukar han svara att han snarare är lat av naturen. Metoderna i boken är resultatet av att ha jobbat som konsult med företagsledare och nystartade företag i dryga 20 års tid.

”Få det gjort” släpptes i USA 2001 men blev ingen omedelbar succé. Det förklarar Allen med att folk sällan är medvetna om att de har ett problem, än mindre att det finns en lösning. Efter att bloggare och andra Allen-fans spridit ordet har boken sålt i 800 000 exemplar i USA. Totalt i världen, berättar han, har den klättrat över miljonstrecket. Därtill har han släppt en andra bok på samma tema och i december 2008 kommer den tredje som heter ”Making it all work”.

David Allen lovar att hans metod, rätt utförd, ger ”ett sinne likt vatten” som är ett utryck han hämtat från kampsportens värld. Allen har tränat och instruerat karate i många år och metaforen syftar på hur vatten reagerar när man kastar i en sten. Ett sinne likt vatten varken under- eller överreagerar på ny input. Det är inget anspråkslöst löfte, men bokens försäljningssiffror antyder att den slog an en ton på dagens arbetsmarknad. Sin analoga framtoning till trots – det är mycket hängmappar hit och ettiketteringsmaskiner dit – mottogs den med öppna armar av folk i teknikbranschen. En nätsökning på David Allen och ”Getting things done”, som boken heter på engelska gav 3,5 miljoner träffar. Allen själv berättar att han är smickrad av all uppmärksamhet trots att Gtd på nätet sällan stämmer överens med hans metod utan mest verkar handla om att skapa att göra-listor.
- Felet de gör i all sin iver att filtrera epost och använda makron är att de bortser från att det bara är du själv som kan avgöra vilken åtgärd som behövs.

Dagens arbetssituation innebär för de flesta människor att arbetsuppgifterna måste definieras utifrån den information som kommer in. Klarar man inte av att tolka den så leder det till uppskjutningsbeteenden. Kritiska beslut fattas bara när situationen ytterst kräver det. Det svåra i dagens arbetsliv är inte mängden information utan att ens system för att hantera informationen är i ordning.
- Om informationsöverflöd hade varit problemet så hade vi exploderat bara av att gå in i ett bibliotek. Eller av att gå omkring i naturen. Skälet till att du inte exploderar är att 99,9 procent av naturen inte innehåller information som är meningsfull för dig. Njutbar ja, men den saknar mening. Du behöver inte fundera ut vad det där trädet betyder. Ett e-brev däremot kan innehålla en björn, en orm, ett bär eller ett oväder.

Det Allen har satt fingret på i sin bok är att all input som du inte vill eller kan åtgärda direkt måste ”parkeras”. I sin bok beskriver han i detalj hur en arbetsplats bör vara utformad för att det ska fungera i praktiken. Han tar också upp vilka principer som man bör jobba efter för att medvetandegöra sig om halvt omedvetna åtaganden.
- Det här transformerar allt det formlösa och oklara om saker du kanske tror att du kanske borde göra någonting åt – till exakt vad du måste göra. Om någonting alls.
Metoden handlar om att samla in alla lösa trådar, sortera dem, stoppa dem på en plats som man litar på och att gå igenom den platsen regelbundet och att kunna omvärdera sina ställningstaganden. Det låter kanske väl teoretiskt, men ett enkelt praktiskt exempel är en vanlig kalender. De flesta kan nog skriva under på att den är överlägset tillförlitlig på att hålla koll på möten och påminnelser, i alla fall jämfört med att hålla dem i huvudet. Tyvärr är den inte så bra på andra saker. Du kan skriva ner när ett projekt ska vara klart, men kalendern kommer inte hjälpa dig med att säga vad som är nästa åtgärd. Till det behövs andra system.

Kurt Shuler verkar stämma rätt bra in på bilden av ”Få det gjort”-läsaren. Han jobbar som produktchef på ett hårdvaruföretag i Silicon Valley och beskriver sig som den oroliga typen. Han har flera privata projekt, som att han är officer i reserven och jobbar politiskt för demokraterna. När jag frågar om han kommit i närheten av ”ett sinne likt vatten”, skrattar han bara. Men det han gillar är det förlängda medvetandet – alltså att ha ett system för alla sina åtaganden.
- För mig innebär det att jag oroar mig mindre för om jag gjort färdigt uppgifter, lämnat något ogjort och så vidare. Såna tankar dyker annars lätt upp på fritiden och inkräktar på familjelivet.
För att jobba med Gtd använder Kurt Shuler ett fysiskt mappsystem, men mestadels försöker han behålla all information i datorn där det den är sökbar. Han kör ett tillägg i Outlook för att spåra åtgärder, men hans kanske viktigaste hjälpmedel är nog ändå anteckningsblock och penna. Första steget för att tillämpa Gtd är nämligen att fånga in all input som dyker upp.

I dagens splittrade arbetsliv är det få förunnat att ostört kunna ägna sig åt en enda uppgift. Inte heller Kurt Shuler har den lyxen. Han blir bombarderad hela dagarna med e-post om allt ifrån att det finns glass i fikarummet till detaljfrågor från ingenjörsavdelningen eller direkta kundförfrågningar.
- I den här floden är det svåraste att ta ställning till vad som behöver göras omedelbart, vad som ska sparas för att läsas noggrant och vilka mejl jag behöver svara på, säger han.
David AllenMen Gtd hjälper honom att kunna byta fokus utan att oavslutade tankar på föregående projekt fortsätter störa. Det är nämligen omöjligt att fokusera på två kreativa uppgifter samtidigt. Det hävdar i alla fall David Allen som inte alls tror att multitasking fungerar. Däremot, berättar han, är hjärnan bra på att snabbt byta ämne. Och mycket bättre än någon dator på att fokusera på en enda sak.
- Jag har inget emot att folk vandrar in på mitt kontor, eftersom jag kan hantera det, berättar han och fortsätter:
- Det som gör Gtd så bra är att det låter din hjärna ta in input, klargöra den och sedan snabbt gå tillbaka till det du höll på med.
Samtidigt är det häri det svåra med Gtd ligger. För att det undermedvetna ska kunna släppa taget om lösa trådar gäller det att det litar på att systemet fungerar. Annars kommer hjärnan haka tag i de här sakerna och fortsätta arbeta med dem. Följden blir att de fortsätter gnaga i ditt huvud.
- Antingen har du ett tomt huvud eller inte. Om det är tomt förutom just det som du vill tänka på, så har du klarat det, säger David Allen och fortsätter.
- Eller så vet du att du har ett system som du litar på och då kan allt vara kaos i ditt liv men du kan ändå fokusera utan att bli störd. Du vet att du tids nog kommer gå genom ditt system och då kommer allt att fungera igen.

Fakta: Få det gjort
Metoden bygger på att lösa trådar:
* fångas upp, sorteras, organiseras i ett system du litar på och kommer tillbaka regelbundet till.
* Bearbetas direkt efteråt om de tar mindre än 2 minuter.
* Annars förs de in på en att-göra-lista. På listan får bara åtgärder stå. Ex. Ring Malin och ändra mötestiden på onsdag; Mejla drift om servern; Köp en CD-skiva till Hasses kalas. Projekt måste brytas ned i väldefinierade åtgärder.

Få det gjort på Internet
En av David Allens efterföljare, den amerikanske frilansjournalisten och poddsändaren Merlin Mann har skrivit spaltkilometer om personlig effektivitet. Han lyckades uppfinna papper och penna på nytt genom att kalla det för The Hipster PDA. PDA står för Personal Digital Assistant och brukar vara en handdator eller smart mobiltelefon. Hipster-PDA:n tillverkas av en pappersklämma och en bunt anteckningspapper och blev omskriven ibland annat New York Times. Poängen är att alltid kunna skriva ner de lösa trådarna som enligt Allen är så viktiga att fånga upp. Mann har också gjort en video av en föreläsning han höll för anställda på sökjätten Google om hur man tömmer sin inbox till noll – som också är ett Allen-påfund. Videon laddades ner av över 100 000 personer första månaden den låg ute.

Mer Gtd och närbesläktade ämnen finns till exempel på lifehacker.com och vill man använda nätet för att hitta tjänster som kan hjälpa till med prioriteringar är det bara att söka på Gtd så får man upp mängder. Remember the milk är en sådan list-tjänst som är gratis och hantera flera parallella listor: men finns också som applikation till bland annat Iphone.

About admin